Trabajando con empresas/agencias

Para poder vincular o realizar la asociación entre clientes y empresas, o entre clientes y agencias se deberá realizar lo siguiente:

• Empresas: se deberán de alta de la misma manera que los clientes comunes, por intermedio de la opción Mantenimiento->Clientes Hoteles. Las empresas se diferencias de los clientes, en el sistema, porque las primeras llevan la marca o tilde de empresas, como se muestra a continuación:

Aquí deberá ingresarse la empresa con la razón social (nombre para facturación), dado que estos datos serán los que busque el sistema cuando se elija la opción "Facturar a la Empresa".

Acto seguido se deberá dar de alta dicha empresa en el mantenimiento de empresas, ingresando en la opción Mantenimiento->Hoteles->Empresas (imagen siguiente). Aquí se deberá ingresar el nombre de fantasía o comercial de la empresa, y se deberá indicar además el cliente (código) para facturar, debido a lo que se explicó en el párrafo anterior.

Nota: a los clientes/huéspedes cuando se los da de alta en el sistema se les puede asociar la empresa a la que pertenecen (o para la que necesitan la facturación), como se muestra en la imagen siguiente, la empresa que se le necesite asociar se la elegirá del combo del mismo nombre (de no figurar el valor deseado se deberá proceder al ingreso de dicha empresa al sistema -como se explicó anteriormente-, para luego asociarla al cliente respectivo).

• Agencias: el tratamiento de las agencias es muy similar al de las empresas, se debe dar de alta como un cliente común desde Mantenimiento->Clientes Hoteles (empleando la misma metodología que para las empresas, es decir, ingresando aquí la razón social de la agencia, que será el nombre al cual se extenderán los comprobantes cada vez que se elija la opción "Facturar a la Agencia").

Acto seguido se deberá dar de alta dicha agencia en el mantenimiento de agencias, ingresando en la opción Mantenimiento->Hoteles->Agencias (imagen siguiente). Aquí se deberá ingresar el nombre de fantasía o comercial de la agencia, y se deberá indicar además el cliente (código) para facturar, debido a lo que se explicó en el párrafo anterior.

Nota: obsérvese que las empresas pueden ser asociadas a los clientes desde cada una de las fichas de éstos (ficha del cliente), en cambio las agencias intervienen recién cuando se trabaja con una reserva/alojamiento. Esto es así dado que un mismo cliente (que a su vez puede pertenecer a una empresa determinada) se puede llegar a alojar, durante un período, varias veces en el hotel por intermedio de distintas agencias cada una de esas veces.