Consideraciones preliminares del Módulo Hotelero

La gestión de las reservas del hotel se puede manejar desde Rejilla Hotel (gestión individual de habitaciones), o bien desde Rejilla Reservas (gestión de habitaciones por su tipo), dependiendo de la metodología adoptada para la gestión de las mismas. 

 

Cualquiera de las dos formas de rejilla que se encuentra en el sistema trabaja de forma integrada con el maincourant, es decir, lo que se cargue en uno se ve desde el otro, y viceversa. Esto es así debido a la gestión que se realiza en un hotel, de todo lo referido a reservas/alojamientos. Si bien es cierto que trabajan en forma conjunta y relacionada directamente, tienen fines bien definidos en cuanto al uso de cada uno, a saber:

 

 

La única acción que se puede realizar desde aquí, y que es propia de cualquier opción de rejilla, es la venta de mostrador (huéspedes que se alojan en el día y sin mediar ninguna reserva), desde el maincourant se le dará directamente arribo dado que no existía una reserva.

Al maincourant se accede desde la opción de menú Emisión->Maincourant.

 

Trabajando con el Maincourant

 

Como se dijo anteriormente, desde aquí se realizará todo lo relacionado con el movimiento diario del hotel en cuanto a los alojamientos. Al ingresar lo primero que se muestra es un aviso informando la caja que se encuentra activa, la que recibirá todos los movimientos (para más información sobre el manejo de las cajas en el sistema consulte en la ayuda manejo de cajas). 

 

 

Luego de aceptar este aviso aparece la ventana del maincourant, y en la parte superior aparece indicada la fecha del día hotelero actual, esto aparecerá así siempre, por defecto (salvo que se indique otra fecha en dicha casilla). El manejo del día actual, que se muestra, es así: dado las características de un hotel, no es el día calendario actual lo que aparecerá en el maincourant por defecto, sino el día hotelero. El día hotelero actual viene determinado por el horario de check-out del hotel y es el que determina hasta que hora del día no corresponderá un cargo por un día más (extensión de la estadía), y se determina en el sistema ingresando en la opción Sistema->Configuración del Sistema... ingresando en la solapa «Hotelería y Restaurant» e indicando sobre el campo "Primer turno".

 

Por ejemplo, suponiendo que en el sistema se definió el horario de check-out a las 12:00pm (mediodía), y el día calendario actual es el 25/08/2006, entonces, suponiendo que se ingresa al maincourant siendo las 10:00am, el día que aparecerá en la parte superior del maincourant al ingresar será el 24/08/2006 (dado que ese es el día hotelero actual, porque aún no es mediodía. Pasada las 12:00pm, si se ingresa al maincourant nuevamente ya se verá el día 25/08/2006, recién ahí coincidirá con el día calendario actual, dado que se estableció el horario de check-out a las 12:00pm).

Si por razones administrativas se desea ver desde el maincourant el día calendario actual, por ejemplo para ver qué disponibilidad tiene el hotel en el día, simplemente habrá que indicar dicha fecha en la parte superior y luego presionar enter o Maincourant. Luego de esto, para ver quiénes quedan en el hotel aún, habrá que volver a colocar el día hotelero actual.

En caso que al ingresar al maincourant existan pasajeros/huéspedes cuya fecha de salida haya vencido o expirado, siempre teniendo presente el día hotelero, aparecerá un cartel con el listado de dichos pasajeros/huéspedes consultando sobre la extensión o no de dichas estadías. El cartel que aparece es el que se muestra a continuación:

 

 

Por una cuestión operativa, se aconseja cerrar esta ventana con el botón Cancelo, ya que la administración de las estadías/alojamientos se realizará desde el maincourant. Es decir, suponiendo que a cierto huésped se le extienda la estadía, se ingresará a su correspondiente ficha y se le indicará la fecha de salida que se acordó nuevamente; para no perder tiempo en esta ventana eligiendo alojamientos para extender estadías. De todas maneras se deberá analizar posteriormente si todos los alojamientos que están apareciendo allí son correctos, es decir, suele suceder que a ciertos pasajeros/huéspedes no se les da partida en el sistema por lo que dicha habitación seguirá apareciendo como ocupada (entre las fechas en las cuales estuvo), como sucede en el gráfico de ejemplo. Allí figuran pasajeros que tenían fecha de salida en el año 2004 y aún se siguen listando como ocupaciones actuales, esto es porque a los mismos no se les dio partida desde el sistema, cosa que no debería suceder.

 

 

Importante:

Un aspecto sumamente importante a tener en cuenta, por parte de los usuarios del sistema de gestión,  son los mensajes que el mismo emite, cuando el sistema no sepa la acción que deba llevar a cabo o cuando haya más de una alternativa al respecto solicitará la confirmación al usuario de la acción que deberá llevar a cabo. Deberá prestarse especial cuidado al momento de presionar una opción en vez de otra, cuando dichos mensajes aparezcan, dado que, de la respuesta indicada al sistema allí, se originarán todas las demás acciones que éste ejecutará. Por ejemplo:

 

Cuando se ingrese a un alojamiento y se presione el botón de Vista Previa de la Cuenta del Huésped, por ejemplo para emitir un detalle al huésped de la cuenta hasta ese momento ó para emitir una factura parcial, y la fecha de salida de dicho alojamiento sea posterior al día en el que se está ingresando el sistema mostrará el siguiente cartel:

 

 

esto es porque, por lo general una facturación de un alojamiento desencadena una partida, pero en la práctica esto muchas veces no es así. En los casos en los cuales se esté ingresando a la cuenta de un huésped, y el mismo no se esté yendo antes de la fecha de salida programada, se deberá presionar Cancelar (caso contrario el sistema ajustará la fecha de salida a la fecha del día actual, reajustando todos los cargos a esa fecha, es decir, se cobrarán menos días en principio).

 

Otro de los aspectos importantes que merece ser destacado aquí es la política con la que deben ingresarse los clientes (altas), más que nada la nomenclatura que debe utilizarse. Se recomienda, por motivos operativos, de facilidad de búsqueda de los usuarios y de organización de la información de la base de datos de clientes; que: cada vez que se dé de alta un cliente en el sistema se ingrese todo en mayúsculas, los apellidos del cliente en primer término y luego los nombres (también puede ingresarse en mayúsculas las iniciales de los apellidos y nombres). Esto debe ser así también por una cuestión de organización de la información para que cuando se necesiten datos de tipo estadísticos se pueda emitir un informe forma ordenada y prolija. Sobre esto último puede comentarse también que deben evitarse el ingreso de fichas (clientes) con nombres ficticios o que no son personas físicas (como por ejemplo "empresa x" o "juan & esposa" o "diario clarín"). El ingreso de fichas de este tipo (que en principio no corresponde dado que las personas físicas son las que se alojan), se aconseja evitarlo; además hace que se genere una base de datos de clientes con un montón de información que después, por ejemplo, no permitiría emitir un reporte estadístico con datos consistentes.

El último punto que merece ser destacado también, por los motivos expuestos recién, es que: cada vez que se tenga que asentar una reserva/alojamiento en el sistema primero se busque si el cliente/huésped, para el que se está queriendo asentar el movimiento, no exista ya en la base de datos de clientes del sistema; antes de darlo de alta. Esto genera información redundante en la base de datos de clientes, y estadísticamente no se podría analizar un informe en forma precisa con este tipo de problemas.

 

 

 

Trabajando con la facturación

 

La facturación o emisión de facturas de los alojamientos se realiza desde cada uno de éstos, ingresando desde el maincourant a la habitación deseada para emitir una factura, y luego de ingresar presionando el botón Vista Previa de la Cuenta del Huésped (se detalla este procedimiento en forma completa en el apartado referido a la facturación que se trata más adelante). Al realizar esta acción se visualiza la siguiente pantalla:

 

 

Aquí se muestra el detalle o prefactura con los conceptos listados en forma agrupada, ya que así se configuró por defecto en el sistema1, nótese que en la grilla de conceptos se listan los mismos de una manera enmascarada (esto se maneja desde los agrupamientos, cuando se los define también se debe indicar un código de artículo -que además deberá ser dado de alta en el sistema con la descripción que se desee-, que es el que utilizará cuando se indique que la facturación de determinado alojamiento será agrupada).

Si se optó por la modalidad de facturación no agrupada por defecto ó si desde una determinada prefactura que quita dicho tilde a la opción, los conceptos serán listados en la grilla de conceptos de manera detallada, tal como se muestra a continuación (es la misma cuenta mostrada anteriormente, pero ésta es desagrupada):

 

 

Vale destacar que cualquiera sea la modalidad adoptada para la emisión de facturas/comprobantes, en cuanto a la agrupación o no de los conceptos, los artículos o ítems intervinientes son dados de baja del stock en forma automática. Es decir, si en dicho comprobante que se emitirá aparecen tres códigos de artículos, los tres serán dados de baja (en la cantidad de cada uno que haya intervenido) independientemente de la modalidad de facturación que se haya elegido al momento de emitir el comprobante.

 

Como se indicó anteriormente, el proceso completo y detallado de facturación se trata más adelante en el apartado correspondiente.

 

1 para setear por defecto una modalidad u otra (facturación agrupada o no agrupada), habrá que ingresar en la opción Sistema->Configuración del sistema....dentro de la solapa «Hotelería y Restaurant» ingresando en la solapa «Hoteles» se deberá marcar o no la casilla "Facturación de cargos agrupada" según se quiera. Independientemente del seteo por defecto elegido se podrá intercambiar entre ambas opciones desde la misma prefactura de cada alojamiento, dadas las diversas necesidades que pueden plantearse al momento de tener que emitir una factura/comprobante.