Manejo y Uso del Módulo de Cajas

En el sistema puede habilitarse, o no,  el uso de las Cajas (ingresando en Sistema->Configuración del Sistema...ingresando en la solapa «Valores por defecto» y luego en «Cierre de Caja» se habilita o no dicho módulo).

Si se habilita el uso de las mismas es posible manejar o trabajar con distintos Tipos de Partes o Cajas. Y las mismas pueden ser definidas para que su apertura sea en forma automática o manual (esto se logra desde Sistema->Configuración del Sistema, ingresando en la solapa «Valores por defecto» y luego en «Cierre de Caja» se determina la modalidad de apertura de las cajas).

Al elegir la forma manual es el usuario quien realiza la apertura y activación de las cajas, en cada terminal (PC); al elegir la forma automática, las cajas van abriéndose de esta manera, conforme a los días y horarios que se definieron para cada una de éstas. En cualquiera de las dos modalidades, apertura manual o automática, al Cierre de Caja lo realiza el usuario en forma manual.

Los distintos Tipos de Partes o Cajas que se necesiten manejar se definen desde Caja y Bancos->Tipos de Partes (Ejemplo: Administración, Tesorería, etc).

Luego debe definirse en cada terminal (PC), el Tipo de Parte o Caja que va a utilizarse allí, esto se logra desde Sistema->Configuración del Sistema (ingresando en la solapa  "Valores por defecto" y luego en "Cierre de Caja" se define el Tipo de Parte por defecto para esa terminal (PC).

También se deben configurar los distintos Turnos (allí se le definen los horarios, el tipo de turno, el día, etc), esto se logra desde Caja y Bancos->Configuración de Partes/Cajas.

El sistema puede tener varias Cajas o Partes habilitados (abiertos), pero sólo uno activo por terminal. La caja activa es la única que recibe los movimientos que se realicen desde una terminal (PC).

Un ejemplo:

Supongamos que se tenga instalado el sistema en dos terminales (PC's), en red. Una PC en el sector de cajas y otra en el sector de administración. Entonces, si se desea tener ambas cajas en forma separada (por motivos de rendición, etc), se deberá crear un Tipo de Turno o Caja, en la PC del sector de cajas, y otro tipo de turno en la PC de administración. Es decir, en el sistema habrá definidos entonces dos Tipos de Turnos (el tipo "Caja" y el tipo "Administración").

(en la PC del sector de cajas): Tipo de Turno x defecto: "Caja" 

(en la PC del sector de administración): Tipo de Turno x defecto: "Administración",

y supongamos que se definieron todas las cajas de cada uno de estos dos tipos, es decir, todas las cajas de la semana para el Tipo de Caja "Caja", y todas las cajas de la semana para el Tipo de Caja "Administración" (desde Caja y Bancos->Configuración de Partes/Cajas).

Entonces, siempre en la PC del sector de cajas se trabajará con Cajas del Tipo "Caja" y en la PC de administración siempre se trabajará con cajas del Tipo "Administración"; ya que fueron así establecidas por defecto en su correspondiente PC.

En la práctica:

Se citará el ejemplo de operatoria de las cajas en la PC del sector de Cajas, ya que desde la otra PC será idéntico el manejo:

Primeramente se deberá setear una caja como activa para comenzar sólo por única vez, desde Caja y Bancos->Seteo Parte/Caja Activo, al ingresar aquí se elegirá de la lista desplegable, que aparece en la parte superior, una de las cajas que se encuentran habilitadas o abiertas (¹). Luego se presionará SETEO PARTE como activo y por último se presionará el botón que tiene el ícono de una puerta, que aparece en la parte inferior, para salir.

Una vez seteada una caja se podrá realizar un par de movimientos (desde Emisión de Comprobantes por ejemplo), luego se procederá a cerrar la caja desde Caja y Bancos->Cierre de Partes/Cajas Diarios, en la ventana que aparece se deberá elegir el Parte/Caja que se quiere cerrar del combo de la parte superior. Una vez elegida la caja se visualizarán los movimientos que se hicieron en esa caja (comprobantes del lado izquierdo y valores del lado derecho, ambos deberán netear o conciliar para poder realizar el cierre, o estar dentro del margen de diferencia establecido en Sistema->Configuración del Sistema, en la solapa «Valores por defecto» y dentro de ésta en «Cierre de Caja», en el campo "Diferencia en cierre de caja").

Seguidamente se elegirá el próximo turno a habilitar, en el caso que se esté trabajando en la modalidad de aperturas de cajas manuales (²), y el sistema mostrará en pantalla el informe de movimientos de dicha caja (el cual puede imprimirse por intermedio del botón que tiene el ícono de la impresora), al cerrar dicho informe se presionará Hacer Cierre de Caja. Luego de esto el sistema avisará que se realizó el cierre, y consultará si la caja que se acabó de elegir como próximo turno se seteará como activa (habrá que contestar que sí).

Esta será la operatoria diaria de las cajas, en el sistema.

(¹)en el caso que dicha lista aparezca vacía, o sin ninguna caja del tipo que se desee, habrá que abrir una de ese tipo. Para esto se presionará el botón "Agrego un parte", confirmar la pregunta que aparece y elegir el Turno que se abrirá en el combo del mismo nombre, se fijará el Responsable desde el combo homónimo y al presionar el botón del ícono de una puerta, que aparece en la parte inferior, el sistema interrogará si dicho parte abierto se quiere setear como activo.

(²)en el caso que se esté trabajando en la modalidad de aperturas automáticas la elección del próximo turno no será necesaria, tampoco aparecerá como opción a elegir, ya que las cajas irán abriéndose o habilitándose conforme a como fueron configuradas.