Emisión de Recibos y Ordenes de Pago

La metodología que debe utilizarse para la generación de recibos, por cobranzas de cuenta corriente de clientes, es la misma que debe utilizarse para la generación de órdenes de pago, por pago de cuenta corriente a proveedores. Por este motivo se detallará cómo operar el programa de emisión de recibos, dado que el manejo del programa para la emisión de órdenes de pago es idéntico al primero. Se utilizarán términos opuestos en algunas explicaciones dado que se está detallando el proceso de recibos y de órdenes de pago de forma indistinta (Ej. recibido/entregado, cliente/proveedor, etc).

 

Para acceder al programa de Emisión de Recibos se ingresará desde la opción de menú Cuentas Corrientes- >Emisión de Recibos; y para acceder al programa de emisión de órdenes de pago se ingresará desde la opción de menú Cuentas Corrientes ->Emisión Ordenes de pago.

 

Al acceder al programa de Emisión de Recibos se verá la pantalla siguiente:

 

 

 

 

Lo primero que habrá que indicar será el código del cliente/proveedor sobre el cuadro de texto "Cliente ó Proveedor" (círculo indicado con la letra A en el gráfico), según sea el programa al cual se haya ingresado. Se podrá hacer doble clic sobre dicho campo para acceder a la base de datos de clientes/proveedores del sistema para elegir uno.  Luego se presionará enter para visualizar los comprobantes con saldo pendiente que aún existan1, en la grilla de comprobantes (círculo indicado con la letra B en el gráfico).

 

Luego de visualizar los comprobantes con saldo pendiente que aún existan se deberá ingresar el monto recibido/entregado en concepto de pago sobre el cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE 2, en la esquina inferior derecha de dicha ventana. O bien, seleccionar las facturas/comprobantes pendientes de pago de dicha lista (círculo indicado con la letra B en el gráfico) haciendo un clic sobre cada una de éstas con la tecla Ctrl presionada, para que se muestre sobre el cuadro de texto Saldo Seleccionado el monto de dicha sumatoria. Es decir, se puede ingresar un pago (cobro) de cualquiera de las dos formas recién explicadas:

 

1) Ingresando el importe recibido en concepto de pago sobre el cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE, y luego imputar dicho pago a las facturas correspondientes (seleccionando los comprobantes a los cuales se les imputará dicho pago3, en la grilla de comprobantes haciendo clic sobre cada uno -círculo indicado con la letra B en el gráfico-, para seleccionar más de un comprobante se deberá mantener presionada la tecla Ctrl mientras se hace clic sobre los mismos (el monto total de los comprobantes seleccionados se muestra sobre el cuadro de texto Saldo Seleccionado).

 

2) Seleccionando las facturas/comprobantes que se cancelarán para conocer el monto de dicha sumatoria (seleccionando los comprobantes a los cuales se les imputará dicho pago3, en la grilla de comprobantes haciendo clic sobre cada uno -círculo indicado con la letra B en el gráfico-, para seleccionar más de un comprobante se deberá mantener presionada la tecla Ctrl mientras se hace clic sobre los mismos (el monto total de los comprobantes seleccionados se muestra sobre el cuadro de texto Saldo Seleccionado), para luego ingresar dicho monto en el cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE.

 

3) Otra de las opciones con las que se cuenta para el ingreso de un pago es la CANCELACION PARCIAL DE FACTURAS, es decir, en el proceso de imputación de los pagos, es posible indicar importes parciales para los comprobantes en particular que se quiera afectar(*).

 

 

 

Seguidamente se deberá ingresar los medios de pago recibidos/entregados sobre la grilla de medios de pago4 (círculo indicado con la letra C en el gráfico). Ingresando el importe recibido/entregado de cada medio de pago sobre la celda "Importe", que figura junto a cada medio de pago.

 

Para finalizar se presionará el botón guardar (disquete) para que dicho movimiento sea registrado en el sistema, imputado en la cuenta corriente de dicho cliente/proveedor. La Emisión de Recibos/Ordenes de Pago tiene las mismas características que los demás programas que generan movimientos de comprobantes:  el movimiento se guarda en el sistema, el movimiento se registra en la caja que se encuentra activa en ese momento en dicha terminal, se generan los asientos correspondientes (si así fue configurado), se realiza la impresión de dicho comprobante5 (si así fue configurado), etc.

 

 

 

(*) Utilización de los botones que aparecen en la ventana

 

El botón + que aparece al lado del cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE asigna dicho importe a la columna de parciales de todos los montos a conciliar. Es decir, en función del importe total ingresado en concepto de pago recibido (Importe Total del COMPROBANTE), al presionar el botón + que se encuentra junto a dicho total se concilian (imputan) todos aquellos comprobantes pendientes que se listan en el detalle (sobre la columna Parcial de cada renglón se muestra el monto que se concilió para cada uno). La utilización de este botón es práctica para cuando se quiere, luego de ingresar el monto del pago recibido, realizar la imputación rápida a todos los comprobantes pendientes de dicho cliente, comienzan a conciliarse desde el más antiguo en adelante.

 

El botón - que aparece junto a la grilla de comprobantes pendientes permite borrar (volver a cero) la columna Parcial del comprobante seleccionado (en fondo azul). Para realizar esta misma acción para varios comprobantes, en forma simultánea, habrá que seleccionarlos manteniendo presionada la tecla Ctrl e ir haciendo clic sobre cada comprobante seleccionado, luego se presiona - para setear la columna Parcial de cada uno de éstos.

 

El botón + que aparece junto al cuadro de texto Importe parcial permite asignar todo el saldo pendiente del comprobante seleccionado (fondo azul) a la columna Parcial del mismo.

 

El botón que aparece junto al cuadro de texto Saldo Parcial Seleccionado asigna el total de la columna parcial de todos los comprobantes (sumatoria de la columna Parcial) al cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE. La utilización de este botón es práctica cuando se quiere armar un cobro seleccionando los comprobantes pendientes que tiene dicho cliente, y posteriormente asignar el importe de dicha sumatoria sin tener que escribirlo en el cuadro de texto Importe Total del COMPROBANTE.

 

Para realizar la conciliación (imputación) por un importe menor al total pendiente de un comprobante en particular habrá que ingresar dicho importe en el cuadro de texto Importe parcial y presionar enter para que dicho importe se agregue a la columna Parcial de dicho comprobante seleccionado (fondo azul).

 

 

 

 

 

 

Solo se muestra al ingresar a la opción de Emisión de Recibos/Ordenes de Pago, el SALDO y los COMPROBANTES de los COMPROBANTES que puede ver ese usuario (el que ingresó al sistema). La restriccion de comprobantes por usuario se realiza desde su correspondiente mantenimiento (Condiciones para la emisión de comprobantes->Restringir Comprobantes/Vendedor).

 

 

Nota: para consultas o listar saldos de cuentas corrientes se deberá utilizar el módulo de Consultas de Cuentas Corrientes, dentro de la opción de menú Consultas. Además conviene siempre ir realizando las conciliaciones de movimientos de las cuentas corrientes utilizando el programa Conciliación-Clientes o Conciliación-Proveedores según sea el caso.

 

1 Los comprobantes listados aquí serán todos aquellos cuyo tipo hayan sido definidos, en el mantenimiento de comprobantes, como de incidencia en cuenta corriente de tipo "Debe" (es decir, movimientos que  originan débitos tales como: facturas, notas de débito, etc). Al ser el recibo un documento que genera un movimiento del tipo crédito, complementario de los de débitos, puede ser imputado únicamente contra comprobantes que tengan incidencia complementaria (facturas, ND's, etc). Por este motivo es que, al ingresar al programa de emisión de recibos/ordenes de pago, e indicar un cliente/proveedor, los comprobantes que serán listados no serán todos, sino aquellos que tengan incidencia en cuenta corriente en el "Debe", y que lógicamente tengan saldo pendiente aún.

2 El importe del recibo puede ser menor o mayor al saldo del cliente, o menor o mayor a los comprobantes seleccionados para la imputación del mismo (en ambos casos quedará un saldo deudor o acreedor que podrá conciliarse posteriormente utilizando el programa Conciliación-Clientes).

3 En el proceso de emitir un recibo/orden de pago por cobranza/pago de cuenta corriente conviene, siempre que se pueda, realizar junto con dicho movimiento la imputación de dicho pago a los comprobantes involucrados. En caso de no poder realizar la conciliación en el mismo paso de la emisión del recibo/orden se podrá realizar luego, utilizando el programa Conciliación-Clientes/Conciliación-Proveedores que aparece en la opción de menú Cuentas Corrientes.

4Si el medio de pago recibido/entregado fuese uno, por ejemplo cheques, se podrá hacer doble clic sobre dicho nombre de medio de pago, para que el sistema asigne el importe total  del recibo/orden de pago a dicho medio de pago. Si los medios de pago intervinientes fuesen más de uno se deberán ir ingresando uno a uno los montos de cada uno de éstos junto al nombre del medio de pago que corresponda, al llegar al último medio de pago recibido/entregado se podrá hacer doble clic sobre éste para que el sistema calcule automáticamente el importe o diferencia que aún falta para llegar al monto total indicado en el recibo/orden de pago.

Existe otro atajo ó método abreviado para cuando el medio de pago interviniente es efectivo únicamente (o cuando el último medio de pago interviniente es efectivo). Se podrá presionar F6 para asignar el importe total (o el último medio de pago interviente) del recibo/orden de pago, al medio de pago efectivo. Presionar F6 desencadena los mismos procesos que presionar el botón guardar.

5Si desea realizar la impresión automática de los recibos/ordenes de pago que se ingresan al sistema consulte en la ayuda impresión de comprobantes.